Предлагаем всевозможные варианты правильного завершения деловых писем от «А до Я». Примеры концовки разных типов официальных писем, английских в том числе.
Необходимость такого жеста
Для кого-то пожелания подобного рода – простая формальность, которая продиктована, скорее, правилами делового этикета, нежели искренним стремлением поддержать партнера. Мы же в первую очередь создаем эту статью для тех, кто хочет не просто высказать пожелания успеха в бизнесе, а выразить поддержку и надежду на успешное развитие дела коллеги, родственника или даже конкурента.
Для таких людей важен и способ передачи, и форма пожелания. Логично, что родственники, друзья и близкие изъявят желание преподнести пожелание лично. В таком случае стоит задуматься и о сопутствующем подарке, к примеру, букете или сувенире, который будет хорошо смотреться в кабинете.
Композиция из растений – прекрасное решение и для поздравления компании-партнера. Красивый букет можно заказать в специальном салоне, где к нему приложат открытку, в которой вы укажете свое пожелание успехов в бизнесе своими словами или же подберете уже готовый текст.
Форму текста – прозу или стихотворную, также следует выбирать в зависимости от конкретного случая. Если с адресатом вы знакомы лично, то вполне уместным будет текст, составленный своими словами. Он поможет сделать пожелание более душевным и создать доверительное отношение.
Стихотворение – не менее презентабельный вариант, поскольку оно может состоять из красивых, особо возвышенных слов. Благодаря им пожелание приобретет пышность, солидность и статус.
Главные правила деловых писем
- Оформляя письмо, помните, что выражаете не собственный взгляд, а выступаете от имени юридического лица (учреждения, организации или предприятия).
- Вы обязаны четко представить результаты, которых нужно достичь с помощью этого письма, и эффективно использовать все возможности текста.
- Четко определите план изложения, выделив информацию на вступление, основную часть или концовку.
- Во вступлении, после обращения, подготавливаем адресата к восприятию. Это может быть краткое изложение событий, обусловивших возникновение документа. Основная часть содержит изложение сути проблемы с необходимой аргументацией (объяснение, цифровые расчеты, ссылки на законодательные акты).
Более эффективный и простой для восприятия текст, в котором, сначала, изложены предложение, просьба или требование, потом – аргументация, а вступительная часть вообще отсутствует.
2
Как вызвать гнев получателя с первых же строк письма
Без темы
Письмо без темы невозможно найти даже через пару рабочих дней. В хорошем письме из темы понятно, о чем письмо, какое требуется действие и в какой срок. В теме нужны подробности, которые помогут принять решение — читать письмо сейчас или отложить на потом. Новый вопрос — новая тема.
Уважаемые коллеги!
Если эта фраза звучит как «Эй вы там, разбирайтесь», письмо получится неуважительным. Лучше обратиться адресно к каждому, каждого персонально попросить, каждому дать нужную информацию. Адресное обращение лучше коллективного.
Как твой отпуск? Как проходят выходные?
Но раздражает даже не то, что работой врываются в нерабочее время, а то, что это подается как само собой разумеющееся, без извинений.
У меня отличная новость!
Обычно этой фразой начинаются дурные новости, тупые задачи и работа на выходных. Если новость действительно дурная, лучше это произнести в самом начале письма, а не делать вид, что все хорошо. Видно же, что нет.
Я тут подумал… Надо бы сделать…
Читатель негодует, когда получает письмо с абстрактными рассуждениями. В хорошем письме будут четко сформулированы просьба и срок. Если нужны материалы — они будут приложены, а главное — из них будет вынесено в текст письма.
Как у тебя со временем? Задача срочная!
Людей раздражает, когда вмешиваются в их личные дела: например, что они считают срочным, а что можно отодвинуть.
Ты ведь профессионал! Заранее спасибо!
Человек имеет право отказать, поэтому не стоит давить на него. Все манипуляции видны насквозь, и, если человек не послал нас, это еще не значит, что он ничего не заметил и счастлив. Скорее всего, теперь он плохо о нас думает.
Здравствуйте, Илья. Ой, извините, Максим
Есть люди, у которых фамилии похожи на имена, например Иван Петров, Иван Андреев, Ольга Маринина или Максим Ильяхов. Когда Максима называют Ильей, сразу видно, что человек отнесся к письму невнимательно и дел с ним лучше не иметь. Исправить эту ошибку очень сложно.
Есть такая книга — «Букварь». Очень рекомендую
Истории не известны случаи, когда ирония, сарказм и пассивная агрессия помогали расположить к себе читателя. Лучше приходить с добром, чем с ехидной ухмылкой.
Кстати
Чтобы письмо было удобно читать, у него должна быть одна тема, небольшое количество вопросов, и все они — из одной области. Плохо вываливать на читателя сразу все свои мысли из разных областей, даже если сделать это очень удобно.
Забыл приложить файл
Как потом адресату найти письмо с вложением? Лайфхак: если в документах есть ключевая информация — вынести ее в текст письма. Постараться сделать так, чтобы человеку было удобно ответить, не открывая вложения.
Ну что, как дела?
Никому не нравится, когда его пинают, даже если он сам виноват, что часто срывает сроки. Чтобы напомнить о себе, не вызывая гнев, можно предложить помощь: «Привет! Я помню, что срок только завтра, на всякий случай напоминаю. Чем помочь? Если хочешь, могу… » — и предложить какое-то конкретное действие.
С заботой о вас и вашем бизнесе
Людей не то чтобы раздражают шаблонные фразы, но от них письмо не становится более заботливым. Чтобы расположить к себе читателя, лучше позаботиться о нем в письме — сделать так, чтобы ему было удобно ответить.
Этому и посвящена книга.
Совет № 1 – Ваш подрядчик – это ваш партнер
Общайтесь на равных, уважайте мнение исполнителя. При выборе надежного партнера руководствуйтесь советами и рекомендациями опытных специалистов. Не учите профессионала, как правильно планировать маркетинговую стратегию. Исполнители всегда открыты для ваших идей и желаний, но реализацию оставьте профессионалу.
Часть концовки — приложения
Определенные документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют, или детализируют отдельные вопросы. О них обязательно отмечают в конце письма, отступая от последнего абзаца несколько строк.
Способы оформления приложений:
1) Приложения, о которых упоминается в тексте, то отметку об этом оформляют так:
Приложение: на 5 стр., в 3 экз.
2) Приложения, не указанные в тексте, необходимо перечислить, обязательно указав название, количество страниц в каждом приложении и количество экземпляров.
Приложение: «Акт оценки стоимости незавершенного строительства», на 2 стр., в 3 экз.
3) Иногда приложений несколько. Тогда они перечисляются по названиям и нумеруются. При большом количестве приложений отдельно составляется их список, а в письме после текста отмечают:
Приложение: согласно списку на … стр.
Копии документов приложите к письму в том порядке, в котором они были пронумерованы в приложении.
Приложение, как правило, подписывают руководители структурных подразделений. В случае, когда приложения сброшюрованные, нет необходимости указывать количество страниц.
3
Совет № 2 – Обязательно заранее выделяйте время для обратной связи
Как правило, в начале сотрудничества агентство сообщает, сколько примерно времени от вас потребуется для обратной связи и предоставления необходимой информации. Идеально, если с вашей стороны взаимодействует директор по развитию, директор или менеджер по маркетингу и периодически подключается собственник (или генеральный директор) компании для решения ключевых вопросов. Помните, что своевременная и конструктивная обратная связь — залог достижения ваших бизнес целей в срок.
Больше статей в нашем блоге:
http://blog.webolution.ru
Вежливость и корректность — основа концовки
Есть различные варианты построения концовки. Это зависит от того, о чем говорилось в письме.
Наиболее употребляемые примеры завершения:
1) Повторить благодарность, оказанную в начале или просто поблагодарить за помощь:
Еще раз благодарим Вас …
Позвольте еще раз поблагодарить Вас …
Хотим еще раз выразить свою искреннюю благодарность …
Спасибо за помощь …
2) Выразить надежды:
Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодной …
Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас …
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество …
Надеюсь, что вскоре смогу лично смогу встретиться с Вами …
Надеюсь получить Ваш ответ в ближайшее время …
3) Уверение адресата (обычно, психологически положительно действует на адресата):
Уверяем, что Вы вполне можете рассчитывать на нашу поддержку…
Мы будем рады сотрудничать с вами …
Был бы рад сотрудничать с Вами и жду Вашего ответа …
4) Просьба:
Просим внимательно ознакомиться с материалами и дать ответ…
Просим Вас срочно сообщить …
Просим срочно принять меры по улучшению ситуации …
Прошу позвонить мне в любое удобное для Вас время …
5) Повторение уже высказанного извинения за неудобства:
Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства …
Искренне просим прощения за эту вынужденную задержку с оплатой …
4
Совет № 3 – Будьте вежливы
Мы очень ценим это, правда). Это одна из наших внутренних ценностей. Возможно, это не модно, и жестким снобом быть практичнее в нашем мире (да что там в мире, в России!), но мы действительно стараемся быть вежливыми и тактичными как друг с другом, так и с нашими партнерами. Всякое бывает в работе, случаются и ошибки, и мы делаем все возможное, чтобы не допустить их в будущем. Если даже в самых сложных моментах оставаться вежливыми и стараться не выражать отрицательных эмоций, это позволит быстрее выйти из проблемной ситуации.
Прощание
1) В официальной переписке прощаться можно по-разному:
С уважением…
С уважением и наилучшими пожеланиями…
С искренним к Вам уважением…
Желаем успехов.
2) Если вы хорошо знакомы с адресатом или успешно сотрудничаете с ним, то можете закончить письмо дружественными фразами (не панибратскими):
Искренне Ваш…
С наилучшими пожеланиями…
С благодарностью и наилучшими пожеланиями.
Заканчивать документ можно и не используя эти конструкции!
5
Совет № 4 – Ставьте правильные цели и задачи
Не стоит приходить в агентство с запросом “хочу больше прибыли и продаж”. Это не цель, цель должна быть конкретная, измеримая, достижимая и иметь срок. Чем точнее вы поставите цели, тем больше шансов, что мы их добьемся. То же самое и с задачами. Формулируйте задачи четко и понятно. Перед тем, как отправлять письмо, прочтите его с позиции будущего читателя, все ли ему будет понятно. Таким образом, вы сэкономите не только наше, но и свое время. Ведь если что-то будет не ясно, мы все равно обязательно спросим, хотя и сделаем все возможное, чтобы “додумать” что вы действительно имели в виду с первого раза.
Подпись
Это обязательный реквизит любого документа и один из важнейших способов его удостоверения.
Чиновники подписывают документы в пределах своей компетенции.
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.
Директор завода «Мрамор» (подпись) А.Б.Коваль
Документы, которые заключаются в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, подписывает одно должностное лицо (руководитель, заместитель или работник, которому это поручено).
На документах коллегиальных органов (протоколах, решениях) ставят две подписи (главы и секретаря). Распоряжение подписывает руководитель.
Две и больше подписи ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько человек:
- Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер;
- соглашения подписывают представители договаривающихся.
Подписи нескольких лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей служебной иерархии.
Директор (подпись) С.П.Антонюк
Главный бухгалтер (подпись) В.Т.Дудко
Если документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи необходимо располагать на одном уровне.
Директор завода «Луч» Директор завода«Свет»
(подпись) В.Р.Сахно (подпись) Л.П.Котов
Подпись начинается с инициалов (ставятся перед фамилией), далее фамилия. Расшифровывание подписи в скобки брать не надо!
7
Совет № 6 – Ваша вовлеченность
Внимательно анализируйте и изучайте отчеты, которые агентство вам предоставляет. Если возникают вопросы или сложности – смело информируйте об этом, и подрядчик сделает все в удобном для вас формате. Обладая нужной и полезной информацией, вы всегда сможете достигнуть лучших результатов. Вовлекайтесь в процесс, не оставляйте без внимания ни одну деталь – так вы с легкостью будете принимать важные решения и, при необходимости, менять стратегию. Если в вашей компании происходят какие-либо изменения, информируйте об этом своего партнера.
